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【演講技巧】7個演講技巧秘訣保證令你的觀眾留心


有良好的演講技巧對於您的個人和事業發展都非常重要。

最近,問左好多同行業既朋友佢地公司有無提供這方面的培訓,發現大部分都話無。或者公司其實有這方面的培訓,只但係因為工作繁忙或者自己懶,所以無參加過。

仲有一個原因,就係因為係職場上好多人都不是經常要做presentation,所以都無刻意放心機和時間去學習演講的技巧和要決。

我之前都係咁。

仲有就係,我唔覺得演講技巧係一種 technical skills,唔賣得,所以沒有意識到演講技巧的重要性。

我12年係金融業嘅職業生涯裏面,我見過亦都做過無數個presentation,真係見過無數擺滿曬文字、圖片、圖表嘅 presentation slides。再用一啲 table、textbox、word art 去做formatting。莫講話我唔知自己睇緊啲咩,連做present嗰個都唔知自己睇緊啲乜同埋講緊啲乜。

其實識做一個好嘅presentation好多好處,如果係你既聽眾,佢哋能夠:

  • 了解你的內容,想法和觀點 (understand)

  • 增加對你的信任 (trust)

  • 更加積極參與 (participate)

  • 給你有建設性嘅觀點和feedback (constructive feedback)

最重要的是,看到你的 credibility 和 enthusiasm。

以上只是僅僅說了對觀眾的好處。對於你既好處呢?

  • 得到老闆對你嘅信任 (trust)

  • 散發你對知識和內容的所有權 (ownership)

  • 增加你的自信心 (confidence)

  • 建立良好的第一印象 (first impression)

  • 說服你的聽眾 (convince)

  • 增加銷售 (sales)

  • 為團隊建立演講技巧基準,做high performer (benchmark)

不需要我繼續告訴你,當你擁有所有上述的好處時有什麼long-term benefits。

所以我今天敦促你,當身邊嘅人沒有投資時間和心機在這個技能上,你應該做第一個。成功係俾一啲有準備嘅人,當你能夠做到rock the room 的演講時,你的觀眾(和你的老闆)都會記住你。

今天我先和大家分享7個簡單和快捷的方法在工作場所寫一個很好的presentation。

1. 知道你的觀眾是誰 (Know your audience)

最重要最重要的一點。如果您不知道自己的觀眾是誰,那麼您如何編寫一份適合他們的知識水平的 presentation?

應該由觀眾去決定你的演講應該去到幾“technical”。而 ”technical"既意思是presentation裡內容的深度。如果你只係present俾自己的團隊,那麼內容可以深入一點,因為他們都明白你在說什麼。

如果present 俾一些不熟悉你的工作線的人,儘量不要present一些會令到觀眾不斷問問題的內容。當你向客戶銷售時,這一點尤為重要,絕對有能力決定銷售成功與否。

當然,開會演講時經常要面對多種類型的觀眾,例如其他團隊,部門,外部客戶,您的經理,甚至是經理的經理。

經驗法則是:內容應為那些對該主題知識最少的人撰寫。

應該不斷問自己 - 他們的下一個問題是什麼?

例如,如果是一幅圖畫,邏輯上觀眾會問應該睇什麼或應該知道什麼?

2. 演講要有結構和邏輯 (Structure and Logic)

在演講開始時,應該向觀眾說清楚演講的結構,讓觀眾明白接下來的30分鐘至1小時會接收到什麼內容。當觀眾明白演講的結構和邏輯時,便會明白什麼訊息將會是關鍵,什麼時候要留心,給予他們心埋上的準備。

演示文稿的最簡單的結構包括:

- 介紹與目標 (Introduction&Objective)

- 內容頁面 (Content Page)

- 核心信息 (Core information)

- 結論與總結 (Conclusion & Summary)

- 問題與解答 (Questions & Answers)

當信息流是合乎邏輯的時候,觀眾將能夠理解內容,這可能意味著信息將由簡單去到複習,然後由複雜去到證據,然後從證據得到結論。

3. 有一個主題 (和一個信息)(Theme and Message)

通常這應該是Introduction的一部分,但我把它作為一個單點,因為它實際上是相當重要。

一個主題、一個訊息可以令觀眾明白為什麼他們應該聽你的演說?

如果我要在一個會議室上呈現這個博客,我的主題就是 “如何寫你的演講內容,來集中觀眾嘅注意力。”

主題可以是一個問題,例如 “做一個好的演講師對你有什麼好處?”

如果觀眾對這個主題有興趣,或和他們的工作單相關,他們就會自動開始留心。

所以一開始就應該講主題。

4. 越少字越好 (Less is More)

剛才講到,我在金融業的生涯上看過無數擺滿曬文字、圖片、圖表嘅 presentation slides。再用一啲 table、textbox、word art 去做formatting。莫講話我唔知自己睇緊啲咩,連做present嗰個都唔知自己睇緊啲乜同埋講緊啲乜。

係呢啲情況,觀眾唔明,之後互相對望,下一步當然就係睇手機。最糟糕是當有老闆在場時,曾經見過老闆叫停個演講師,話真係做得好差所以走左,以便他能夠繼續他的工作。

任何人在任何特定時候都不能接收或把注意力集中在幾個訊息上。一係就睇畫面一係就聽你講。

經驗法則是:你想在這個特定slide中顯示什麼內容?諗到之後就淨係show呢個內容,唔好show其他嘢。

“有些人可能想知道過程,但大多數人只想知道結果。”

另一個好的法則是解釋比觀眾在什麼時候應該把集中力注意在你身上或是在畫面的內容上如果是後者,那麼在這個slide應該有更多信息。

5. 避免用太多內部術語 (Abbreviation and Internal Terminology)

這可能是一個簡單好明顯的一點,但你會驚訝有多少人在寫presentation時係用非常之多嘅呢啲所謂"縮寫"。

啱啱講咗每一個人係任何一個時候只係可以俾一樣嘢100%注意力,文字內容也是一樣。

讓我舉個例子:寫一份好的演講文稿,一個簡單的方法是“LiM”。

咁樣寫可能容易記住,因為這個詞看起來很特別,但實際上沒有。因為讀這個詞的時候,實際上我們的大腦用多左一個步驟去分析”LiM" 嘅意思,所以會分散了注意力,不能全心全意聽你的演講。你想聽中專注於傾聽你的演講或是分析“LiM”是什麼意思?

不需要刻意幫你的聽眾記得你講的內容,因為當他們明白內容裡的意思和用意時,就不需要額外的幫助。所以專注於用你的說話來幫助觀眾了解你想說的內容吧!

避免使用大量的"縮寫",特別是內部術語,因為其他人需要用多幾個步驟來了解,直接啲表達你嘅內容就OK。

6. 使用簡單的句子和格式 (Simple sentence and Formatting)

在這裡我們是談論一個句子的最佳長度、格式和用詞的選擇。

這裏有個rule of thumb,就是如果你(作為作者)不能在2秒內明白自己寫的句子的意思,就要expect你的觀眾都不能。

你寫任何一句句子的長度、格式和用詞,應該令讀者睇一次就明。最好就係不用2秒就可以讀完一句句子。

此外,沒有必要用太多textbox 和 table borders。無錯,咁樣可令presentation看起來更加專業,但大多數時候它只是一種distraction,分散了讀者的注意力。如果一定要有textbox 和 table borders,請確保它們整齊排列,咁樣視覺上會睇得更加舒適。

專業的presentation係唔會用word art和 word animation文字動畫 - skip them!

記住,在演講裡最有趣的是做演講嗰個,即係你而不是文字內容。文字內容係應該用來幫你記得你需要講的說話,而不是將所有人的注意力都集中在個slides上面。

7. 多用的圖片和圖表 (Graphs and Charts)

一張照片能說一千字。 在攝影藝術中是真實,在工作場合中也是如此。以下是一個例子:“自2004年以來,香港的平均房價一直穩步增長約10-15%,最近剛剛又達到另一個歷史新高。“

可以寫以上所有文字,又或者簡單地用一個圖表顯示出來。

作為觀眾,你會prefer邊一個?

大家一定看過Apple既出新產品嘅發佈會 (keynotes),有沒有注意到他們非常多圖形和圖表?很多時候,大部份的slides根本連一個文字都沒有!令到所有注意力都集中在演講者身上。

寫presentation內容時,應該不斷問自己,我如何能夠幫助觀眾更容易理解我想講的內容?

希望可以幫倒你下一次做 presentation。

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後話 - 這個Blog中有一個隱藏的主題,唔知你能不能夠找到它什麼?

在未來的Blog,我們將討論應該用什麼說話技巧去表達presentation裏面的內容,點樣同觀眾交流同埋點樣令到觀眾留心。

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