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【職場技巧】點樣俾 feedback 同事又唔激嬲佢哋


今天我希望和大家分享當你想向同事表達一些有建設性的反饋意見時五個考慮因素。

你有冇見過你同事做完嘅工作,睇完之後差到你覺得一定唔可以比老闆或者是客戶睇?

你有冇試過開會嘅時候見到一啲錯處,但你選擇唔講出嚟因為害怕會傷害到別人的感受?

你係一個做足自己本分、份內事就足夠(所以唔關我事嘅就其他人做),或是見到錯處的時候一定會搵機會說出來的人?

我會鼓勵你成為後者,因為職場上和商場上所有成功的例子、成功的產品都是一大個團隊的成果 (Result of teamwork) 。而作為團隊的一分子,每一個成員都必須能夠作出有效的貢獻,才能有效地發揮團隊作用。而當你為團隊作出貢獻是,你必須擁有表達反饋意見 (feedback) 的能力。Feedback 可以是好也可以是差,好的時候可能很容易表達,但是當這個 feedback 是不好時,應該怎樣表達才可以不傷害團隊成員的感受又可以有建設性地令件事做得更好?

簡單來說,是你溝通技巧的能力。

事實上,溝通技巧的概念、認知和能力遠比以前重要,因為在現時新一輪的創新科技(new tech start-up) 時代,初創企業需要引進各種專業,背景和經驗的人才,才可以真真正正創造新的產品來改變世界。而由不同行業的人組成的團體,每一個成員都必須擁有良好的溝通技巧。

所以如果你想加入新一代的科技初創企業,應該繼續讀這篇文章,學會成為一個團隊的貢獻者。這篇文章裏說的技巧都適合任何團隊成員或管理層的人。

讓我們開始吧:

1. 選擇正確的時間和媒介

並非所有情況都適合俾意見。例如,如果開會時有20人坐在房間裡,或當中涉及公司以外的人,那麼在會議期間任何時候都不是提供反饋意見的時機。

就算正在演講的人比你的階級低,都應該讓他完成整個演說,這時給一個人的基本尊重。

應該選擇一個比較放鬆的時候。其實,當我們放鬆的時候,接受意見的開放程度會大大提升。

例如,如果你剛剛在9點到達辦公室時候,可能還半睡半醒但是要check email想飲咖啡的時候,你會唔會想聽任何意見?另一個例子是,當整個團隊都在加班,晚上10點時,又有誰想聽任何意見?可能是每個人都只係想返屋企。最後一個例子,就是當你剛剛俾人鬧完,相信你都不想聽任何意見?

(咁放鬆即係幾時呀大佬?)

我個人覺得放鬆的時候,就是在早上11點和下午4點coffee break嘅時候。當我放鬆時,我會更樂意接受其他意見和建議。你也不妨觀察一下其他團體成員的咖啡習慣,可能會幫到你!

在媒介方面,可以是電話、Email、公司Chat line 或者是面對面。我會鼓勵大家用面對面的方法,告訴他一些東西可以糾正或做得更好。原因是因為我們大部分的溝通形式都是通過說話的方式 (38%) 和肢體語言(55%)(將來會談論這個),只有少量的溝通形式是通過實際句子內的內容,所以你應該盡量以面對面的方式表達真誠和想幫人的想法,而不是去批評一個人。

當然你也可以用其他媒介 (遲啲會教大家)。

你也可以坐視不理,因為指出和糾正別人的錯誤不是你的職責範圍,唔想搞咁多嘢。

咁試吓比我說服你。

如果團隊的成績因為你的貢獻而提升,那團隊的成員不僅會多謝你、看重你和尊重你,對團隊未來的發揮大有幫助。而且這個行動代表你有teamwork精神,而teamwork就是職場上最有用最desirable的技能之一!你工作上的 ”個人品牌“ 就這麼建立起來。

當然,唔係每一個人都鍾意比其他人批評。

所以你更加要讀下去因為我教的技巧,與批評人沒有關係。相反,最糟糕的就是你決定什麼都不做。

2. 先講出和驗證你嘅observation,唔好先講一個負面的評論

現在你已經找到了合適的時間,並決定走到人的桌子上,告訴他他犯了一個錯誤,他會有什麼反應?

“你好似做錯左一啲野...” “我睇到有啲嘢唔啱... ”

這是一個有趣的現象,如果你開始先講人哋做錯野,他第一個反應一定是先為自己辯護和保護自己。(提示:男/女朋友說話時,也不是一樣嗎?)

當一個人處於防守狀態時,他/她不會願意接受任何意見和建議。

相反,如果你先開始說一些賞識的說話:

“頭先你個presentation做得好好...” “多謝你做嘅工作...”

他不僅會感謝你走過來表達你的感激,他也不會處於防守狀態,這樣會大大提升接受意見的開放程度。還會開始跟你談話:

“我在那個presentation見到你咁樣寫個內容...是正確的嗎?

先俾個機會其他人解釋,不要先說是其他人的錯。

“我認為有一個錯誤...” 或 “這是錯誤的...”

在這裡,我們正在驗證我們的obsversation ,並給予人一個解釋的機會。如果"錯誤"是因為我們的誤解,那麼你只需要說:“謝謝你,明白,我以為......”,並清楚說明你為什麼在開始時作出這個觀察。

如果“錯誤”是真實的,那麼(希望)該人現在也注意到。你只需要回答說, “冇問題,我以為...”,再次清楚地說明為什麼開始會作出這個觀察。最後希望他會多謝你。

這就是一個完整的對答,而不是互相指出誰是誰錯。

3. 不要讓它個人化

在談話中,應避免說是他個人的問題、個人的錯。

“我諗你做錯咗啲野”

關鍵字是“你”。如果你這樣說,他差會立刻提高自己妨礙機制,那這對話將不會有什麼建設性,還有可能會破壞你們之間的關係。

4. 對話應該有實際的outcome 和 action points

一旦發現了一個錯誤或改進的地方,你應該提出解決問題的辦法。

如果你是一個好的team player,你應該主動提供協助。做到呢個地步,點解唔幫埋佢?

Anyway,呢樣野我俾你自己決定。

我的觀點是:不要只是指出錯誤,而是走出去。

5. 對別人的看法應該有開放的態度

在談話中,可能會涉及來自您正在或來自另一方發言的人的較新建議。

這些建議可能也可能不是您最初提出的建議。

聽取其他人的意見。

這是一個團隊的功能。

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我希望內容幫助你。相信我,說起來容易做起來應該會覺得有點困難,因為最怕就是傷害人際關係。

我會建議您首先了解為什麼在團隊環境中作出貢獻有一定的重要性,並了解當你對團隊有貢獻的時候,一定會增加磨擦。當你明白了團隊合作的精神和價值觀,那你便會自然用心去做。用心去做,用正確的方法實踐,這樣便會遠遠提高你在團隊的角色和重要性。

最後,記住人類是一種有感情的動物,所以同樣的方法未必適用於每個人。

#建設性反饋 #開放態度 #個人化 #負擔評論 #溝通媒介

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